Vous
avez entendu parler du nouveau règlement concernant la gestion des données
personnelles et vous vous demandez quel impact il aura sur votre
activité ? Ou vous ne vous occupez encore que très peu de la maîtrise de
vos données et vous ne connaissez pas les dangers et les opportunités qu’elles
peuvent représenter ? Nous vous disons tout sur l’enjeu présent de cette
nouvelle réglementation.
Le
nouveau règlement européen de protection des données, une responsabilisation de
votre entreprise à la gestion de vos données
Le Règlement général de protection des données (RGPD) est
le nouveau règlement général appliqué depuis le 25 mai 2018 qui encadre le
traitement des données à caractère personnel sur tout le territoire européen et
qui retraduit et modernise la loi française informatique et libertés. En
renforçant les droits des personnes sous l’égide de la CNIL, Il oblige les
entreprises de toute taille et de tout secteur à mettre à niveau la maîtrise
des données qu’elles collectent ou traitent dans le cadre de leur activité
(qu’il s’agisse de noms, d’email, de données ou de documents personnels en
général), en assurant une sécurité minimum de ces données et en les mettant à
disposition de ceux dont ils bénéficient. Sous peine de condamnation et de sanctions
administratives ou pénales, vous devez désormais faire le tri dans vos fichiers
afin de donner aux personnes concernées par vos données le droit d’information,
de regard, d’effacement et de portabilité –qui est le droit nouveau d’avoir ces
données sous une forme structuré et transmissible par une machine -, et vous
devez prévenir toute fuite ou vol de ces données en mettant en œuvre un système
valide de protection. Ces nouvelles mesures s’adressent donc généralement à
toutes les entreprises puisque toutes rassemblent nécessairement des données au
cours et en vue de leur activité, que ce soit celles de leurs salariés, de
leurs fournisseurs, de leurs clients ou de leurs sous-traitants. Elles les
contraignent à réaliser un véritable audit sur la gestion de leurs données et à
construire en conséquence une base de registre adaptée, claire et précise qui
récapitule leur origine et leur intérêt.
En ce sens aussi, le RGPD vous incite vous, en tant
qu’entreprise, à saisir toute l’importance et l’utilité d’une base de données
bien établie.
le
RGPD, une bonne occasion de faire le point sur l’administration de vos données
et de la rendre plus pratique et plus efficace pour votre business
Vous mettre en conformité à cette nouvelle réglementation ne va pas seulement vous servir à éviter des ennuis juridiques. Profitez de cette opportunité pour réellement améliorer et mettre en valeur l’usage des données personnels que vous avez recueillies au fil du temps. A ce sujet, voici un plan d’action à mettre en œuvre pour la gestion de vos données et les avantages que cette méthode va vous procurer :
- Créez une page de registre qui recense dans des fiches les différences catégories de données que vous avez récoltez pour rendre plus efficace et clair votre collecte de données et trouvez facilement les informations qui importent à l’entreprise au quotidien !
Organiser des bases de données en fonction des différentes activités de votre entreprise (recrutement, vente, prospection, base de données clients) et les répartir en conséquence parmi vos employés leur permettra de faciliter leur travail. - Ayez vos fichiers toujours à jour et vous gagnerez en efficacité et en productivité !
Une mise à jour permanente de vos informations en termes de prospection rendra votre recherche commerciale plus ciblée et plus précise et améliorera vos chances de séduire de nouveaux clients - Fournissez à vos contributeurs de données des moyens visibles et immédiats d’y avoir accès pour montrer une image responsable et sérieuse de votre entreprise !
Mettre à disposition de vos clients sur votre site des dispositifs qui leur donnent la possibilité de réclamer, modifier, effacer ou communiquer sous un format clair et présentable les informations que vous vous êtes procurées participera à créer une relation de confiance - Mettez en place des mesures de sécurité informatiques et physiques pour vos données, gagnez en transparence sur leur usage et vous rassurerez vos partis-prenantes sur l’usage de leurs données !
Donnez des informations à une entreprise, quelle qu’elle soit, suscite toujours une certaine méfiance. Garantir la sécurité de ces données, notamment les plus sensibles, en y employant des vrais moyens et rendre explicite votre politique de confidentialité permettra de prendra le dessus sur cette méfiance initiale
Le
RGPD, un moyen de questionner l’approche numérique global de votre entreprise
Prendre toutes ces initiatives vous conduira à réfléchir sur la transformation numérique de votre entreprise, à une époque où digitaliser votre activité avec les outils les plus modernes est un moyen essentiel pour devancer la concurrence. Cette réflexion ne peut notamment pas passer à côté des nouvelles solutions innovantes qui regroupent vos données et vos outils sur un service cloud collaboratif, interactif et sécurisé.
